Belege für die Steuererklärung: Was wird gebraucht?


Pünktlich zum Jahresende quillt der Ordner für Kassenbeläge, Verträge, Versicherungen und Quittungen, Handwerkerrechnungen und Zinserträge in den meisten Haushalten über. Die Aufbewahrung der Belege für die Steuerklärung bei Arbeitnehmer beträgt in der Regel vier Jahre. Viele Lohnsteuerhilfen und Steuerberater empfehlen hingegen zehn. Die Problematik der schwindenden Übersicht ist so jedoch praktisch vorprogrammiert.

Einige Belege für die Steuererklärung liegen dem Finanzamt bereits vor. Im Regelfall wird die Lohnsteuerbescheinigung durch den Arbeitgeber und die Rentenbezugsmitteilung direkt durch die Rentenkasse ans Finanzamt überstellt. Die Bescheinigung der Krankenversicherung geht der Behörde durch die Krankenkasse zu. Riester- oder Rürup Renten werden ebenfalls vom Versicherer überstellt.

Das bedeutet im Umkehrschluss, dass diese Dokumente nicht vom Arbeitnehmer eingereicht und der Steuererklärung angehängt werden müssen.

Gesetzlich vorgeschriebene Belege zur Steuererklärung

Als Beleg wird jeder Nachweis zu getätigten Zahlungen und erhaltenen Geldern gewertet. Alles, was für das Finanzamt relevant ist, unterliegt der Aufbewahrungspflicht und muss direkt, optional oder nach Aufforderung zur Einsichtnahme bereitgehalten werden.

Zu den vorgeschriebenen Belegen für das Finanzamt gehören Bescheinigungen über vermögenswirksame Leistungen, Unterhaltsbezüge und -verpflichtungen. Dazu kommen Steuerbescheinigungen für Kapitalerträge, Zinsen und im Ausland erwirtschaftete Steuern oder Steuerlasten.

Ebenso müssen Spendenquittungen, Dokumente über Lohnersatzleistungen und Nachweise über eine eventuelle Behinderung ohne explizite Aufforderung eingereicht werden. Fehlen die Belege in der Steuererklärung, kann keine Berechnung vorgenommen werden und die Steuerlast wird geschätzt. Meist zu Ungunsten des Arbeitnehmers.

Die Ermittlung der Steuerlast auf Basis von Vergleichswerten stellt den Steuerzahler in der Regel schlechter. Eine authentische, auf Fakten und Tatsachen beruhende Steuererklärung erzielt meist eine niedrigere Steuerlast. In Einzelfällen können Finanzämter auch ursprünglich optionale Belege einfordern, was im Regelfall nur bei Zweifeln an der Richtigkeit der Angaben erfolgt.

Wer zum Beispiel ein heimisches Arbeitszimmer abrechnet, kann zur Vorlage der Grundrisse aufgefordert werden. Wird ein privates Fahrzeug auch für den Beruf genutzt, kann die Anordnung zur Führung eines Fahrtenbuchs erfolgen.

Optionale Belege, die man zugunsten der Steuerersparnis einreichen sollte

Wer Steuern sparen und eine Rückerstattung erhalten möchte, sollte alle Nachweise über außergewöhnliche Belastungen oder einen beruflich bedingten Umzug erbringen. Ebenso wirkt sich die doppelte Haushaltsführung positiv auf die Steuer aus. Bei der Einrichtung eines häuslichen Arbeitszimmers können die vollständigen und plausiblen Belege für eine Erhöhung der Rückerstattung sorgen.

Diese Dokumente werden vom Finanzamt nicht eingefordert, sondern müssen entsprechend der Angaben in den Werbungskosten und Sonderausgaben zur Verfügung gestellt werden.

Sobald eine besondere Belastung steuerlich geltend gemacht wird, ist der Steuerpflichtige zur Bereitstellung der Nachweise verpflichtet. Es gibt eine ganze Bandbreite an Möglichkeiten für eine Senkung der Steuern. Die wenigsten Privatpersonen kennen alle abschreibungs- und anrechnungsfähigen Anschaffungen und Ausgaben.

Wer zum Beispiel mehr Sonderausgaben als 1.000 EUR pro Jahr tätigt, sollte sich nicht mit der automatisch angerechneten Pauschale abfinden. Hier kann die Aufzählung unter Nachweis der Belege eine deutliche Ersparnis nach sich ziehen.

Welche Aufbewahrungsfristen für Quittungen und Co. gelten

Unternehmer sind grundsätzlich dazu verpflichtet, sämtliche Geschäftsdokumente und Vertragsunterlagen, Quittungen und Rechnungen für den Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren.

Arbeitnehmer profitieren von einer verkürzten Frist, die ohne einen persönlichen Hinweis durch das Finanzamt 4 Jahre beträgt. Sollte eine Festsetzungsfrist erhoben werden, empfiehlt sich die Lagerung aller Belege zur Steuererklärung über die 4 Jahre hinaus. Bei Unklarheiten in der Steuererklärung kann auch nach Ablauf dieser Zeit eine Einsicht in die Dokumente gefordert werden.

Auch wenn die Frist für Privatpersonen unter der für Unternehmen liegt, kann sich die Dokumentensicherung von 10 Jahren als vorteilhaft erweisen. Hier ist zu bedenken, dass ein Steuerbescheid grundsätzlich unter Vorbehalt erfolgt. Sollte das Finanzamt eine Nachprüfung vornehmen, kann es zur Anforderung bestimmter Unterlagen im Original kommen.

Sind diese nicht mehr vorhanden, kann es zum Vertrauensproblem und einer besonders akribischen Steuerprüfung kommen. Betroffen sind davon größtenteils Arbeitnehmer, die zusätzlich Kapitalerträge erwirtschaften oder Unterhaltszahlungen leisten beziehungsweise erhalten.

Belegeinreichung nach Aufforderung des Finanzamtes

Viele Arbeitnehmer gehen davon aus, dass alle Quittungen und Dokumente zwangsläufig direkt mit der Steuererklärung eingereicht werden müssen. Doch das stiftet Verwirrung und bringt letztendlich keinen Vorteil.

Es gibt durchaus einige Belege, die der Steuererklärung erst nach Aufforderung nachgesendet werden müssen. Dazu gehören Nachweise über gezahlte Kontoführungsgebühren und haushaltsnahe Dienstleistungen. Ebenso brauchen Quittungen für die Anschaffung von Arbeitsmitteln nur nach Aufforderung zum Finanzamt geschickt werden. Wer die Kosten für die Kinderbetreuung steuerlich geltend macht, braucht den Nachweis dafür nur bei einer expliziten Anfrage des Finanzamtes erbringen.

Am besten legt man drei Ordner an, die sich nach Wichtigkeit der Dokumente unterteilen. Ein Ordner beinhaltet die gesetzlich vorgeschriebenen, der nächste Ordner die optionalen Quittungen und Verträge. Im dritten Ordern wird das aufbewahrt, das vom Finanzamt nachträglich gefordert werden kann.

Die umgehende Bearbeitung durch die Finanzbeamten ist nur möglich, wenn alle benötigten Belege der Steuererklärung beiliegen. Andernfalls verzögert sich die Berechnung und die Steuererstattung fällt häufig geringer aus.

Berthold Schadek

Berthold Schadek


Als Vorstandsvorsitzender des ALLCON Lohnsteuerhilfevereins e.V. liegt Herrn Schadek das langfristige gemeinnützige Ziel des Vereins am Herzen.

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